Методическая консультация

по ресурсам Интернет

2022

Мероприятие мероприятию рознь. В зависимости от формы и количества участников выделяются рядовые, текущие, и ключевые, знаковые, если хотите, статусные мероприятия библиотеки. По каким признакам их можно определить? Во-первых, масштабное мероприятие предполагает значительно больший, по сравнению с рядовым мероприятием, охват аудитории. То есть если обычно вы собираете в своих стенах 30 человек, то для статусного мероприятия стоит подумать не менее чем о сотне участников. Во-вторых, проведение такого мероприятия требует большего времени на разработку. Его невозможно организовать за пару дней, потому что в процессе подготовки слишком много переменных.

В-третьих, провести масштабное мероприятие силами исключительно одной библиотеки, без привлечения учредителя, партнёров, активных представителей местного сообщества практически невозможно. Рассмотрим пошаговый алгоритм подготовки масштабного библиотечного мероприятия.

 1. После принятия решения о проведении мероприятия необходимо собрать всю имеющуюся информацию об инфоповоде мероприятия, ознакомиться с официальными материалами (например, административными приказами, положениями организаторов о событии и брендбуками с фирменным стилем), освежить в памяти опыт проведения подобных мероприятий прошлых лет, если таковой имеется. Также стоит оценить ситуацию в вашем населенном пункте в целом: собираются ли ещё какие-то учреждения проводить какие-либо мероприятия  по той же тематике, возможно ли их присоединение к вашему в качестве соорганизаторов?

 2. Необходимо определиться с датой и временными рамками мероприятия. События, приуроченные к определённой дате, желательно проводить день в день. Если же это невозможно, предпочтительнее проводить мероприятие максимально близко к ней, причем до календарной даты, а не после неё.

Мероприятие, проведенное после календарной даты, будет уже неактуальным.

Стоит установить временные рамки, исходя из возрастного состава и потребностей вашей целевой аудитории. Так, мероприятие для детей дошкольного возраста лучше проводить в первой половине дня, для школьников – во второй половине дня, после окончания школьных занятий, для взрослых пользователей – вечером и в выходные дни.

3.  Необходимо подключить к работе по подготовке мероприятия персонал библиотек (для библиотек, в штате которых  более одного человека). Лучший способ добиться этого – на начальном этапе подготовки провести мозговой штурм, чтобы собрать максимальное количество идей по содержанию мероприятия. Стоит сразу же распределить роли. Например, куратор мероприятия будет поддерживать связь с партнёрами и соорганизаторами, оперативно решать текущие вопросы. Стоит закрепить ответственного библиотекаря за каждой из составных частей мероприятия. На конкретных библиотечных специалистов можно возложить функции фото- и видеосъёмки, информационного сопровождения мероприятия и проч.

 4. Задача библиотеки при проведении мероприятия – демонстрация спектра возможностей библиотеки как места концентрации талантов, культурного флагмана местного сообщества. Для этого необходимо активное вовлечение представителей местного сообщества, учреждений, коллег и власти в процесс проведения мероприятия в качестве партнёров, соорганизаторов и спонсоров. При этом обязательно надо быть доброжелательными и держаться на равных с потенциальными партнёрами, не выступая в роли просителя. Ведь библиотека тоже многое способна дать партнёру, например, подготовленное пространство и (или) целевую аудиторию. Подумайте о призах и подарках участникам мероприятия – для этого вам понадобится спонсор.

5. После того, как вы набрали достаточное количество партнёров и соорганизаторов, придёт время собрать воедино все составляющие мероприятия, распределить активности в библиотечном пространстве и по времени.

6. Важной составной частью подготовки события станет информационная поддержка. На основе программы мероприятия составьте краткий обзорный текст, который нужно будет затем адаптировать под разные форматы: афишу, информационный пост для соцсетей и мессенджеров, текст для рассылки по электронной почте. Оформлению анонсов уделите особое внимание, продумайте цветовые решения, шрифт, содержание. На афише укажите название и составные части мероприятия, адрес, дату, время, и, конечно же, логотипы партнёров. Афиши разместите на входе в библиотеку, на информационных досках в учреждениях, в своём интернетпредставительстве (социальные сети, сайт), распространите среди партнеров для привлечения представителей их целевых аудиторий.

7. Позаботьтесь о благодарственных письмах соорганизаторам, партнерам и спонсорам. Оформите от лица организаторов события письма всем тем, кто принимал участие в мероприятии.

8. Приготовьте заранее программу мероприятия, а также другой раздаточный материал, например, рекомендательные списки, буклеты, чек-листы, визитки и т.д.

9. Продумайте возможные риски. Подумайте, что предпринять в следующих случаях: придёт слишком мало людей; придёт слишком много людей; произойдёт отключение интернета/света и проч.

10. Продумайте  дресс-код для ведущих мероприятия.  Например, зачастую официоз на детском празднике может выглядеть неуместно, особенно если планируется активное, подвижное или спортивное мероприятие, или же наоборот.

11. Продумайте, каким образом будет осуществляться подсчет гостей мероприятия, например:

по количеству посадочных мест;

по количеству расходных материалов на мастер-классах;

по количеству призов, вручённых в ходе конкурсов, викторин и игр;

по количеству розданной информационной продукции.

12. Чтобы подготовить отчёт о мероприятии максимально оперативно, допустимо заранее сделать набросок с описанием составных частей события. Тогда после его окончания останется подсчитать количество гостей, добавить детали, эмоциональную составляющую и фотографии. Отчёт о событии можно разместить в своем интернетпредставительстве

13. Последний и самый важный этап: анализ результатов и профилактика будущих ошибок.

Ответьте на вопрос: «Что мне  дало проведение мероприятия?». Подсчитайте не только количество участников мероприятия, но и количество людей, записавшихся в библиотеку после участия в мероприятии («отдалённый эффект»). Проанализируйте, как расширились ваши партнёрские связи, и где вы сможете использовать эти связи в дальнейшем?

Конечно, это не универсальный алгоритм, но ведь и наша с вами работа не может быть абсолютно стандартизирована, потому что предполагает огромную долю креатива и творчества. Берите этот алгоритм и смело дополняйте его необходимыми шагами, чтобы реализовать собственное масштабное мероприятие.